Version en vigueur en date du 29.09.2025
La présente charte décrit les pratiques de gestion des données personnelles mises en œuvre par l’Association Demeter France (ci -après dénommé « Demeter France », dans le cadre de l’ensemble de ses activités, notamment la gestion des adhésions, des procédures de labellisation, des partenariats, du recrutement, de la communication et de l’exploitation de son site internet.
Le terme « donnée personnelle » désigne, au sein de la présente charte, toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement.
1. RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Vos données personnelles sont collectées par Demeter France, qui est le responsable du traitement, dont le siège social est situé au 7 Rue Edouard Richard – 68000 COLMAR – FRANCE. RCS Colmar 319 632 840. Représentée par Monsieur Pierre MAINAUD, Président.
2. COLLECTE ET TRAITEMENT DE VOS DONNEES
2.1 COLLECTE DES DONNEES
Demeter France collecte certaines de vos données personnelles dans les cas suivants :
– Procédures et formalités liées aux contrôles et à la labellisation : nom, prénom, adresse postale, email, numéro de téléphone
– Contacts dans un cadre professionnel :
- Journaliste : nom, prénom, email, téléphone, nom du journal
- Professionnels intéressés par labellisation : nom, prénom, adresse postale, email, numéro de téléphone
- Distributeurs : nom, prénom, adresse postale, email
– Candidatures à des offres d’emploi : CV (données personnelles y figurant habituellement), lettre de motivation, copie des diplômes et/ou certificats, attestations diverses, mentions de référence
– Adhésion en qualité de membres : nom, prénom, adressez postale, adresse email, numéro de téléphone
– Abonnement à la newsletter : adresse email
– Utilisation du formulaire de contact ou appel téléphonique : nom, prénom, email, qualité
– Navigation sur le Site internet (voir Article 3 – COOKIES)
Les données personnelles collectées par Demeter France sont utilisées pour vous informer sur nos actualités, répondre à vos demandes, traiter vos candidatures, gérer vos adhésions, et garantir la bonne exécution des contrôles, labellisations, et autres formalités administratives, ainsi que pour optimiser votre expérience de navigation sur notre site internet.
2.2 FINALITES, DUREES DE CONSERVATION ET BASES LEGALES DE TRAITEMENT
Type de public | Finalités (*) | Durée de conservation des données | Base légale de traitement |
Adhérents | Gestion du compte adhérent | Pendant toute la durée de la relation contractuelle | Exécution du contrat |
Adhérents inactifs | Gestion du compte adhérents, contributions, facturation | 10 ans après la fin de l’adhésion | Obligation légale |
Candidats à la labellisation Demeter | Constitution et gestion du fichier « candidats à la labellisation » | 3 ans à compter de la date de prise de contact ou du dernier contact émanant du candidat, si son consentement est obtenu. | Consentement |
Distributeurs ayant manifesté un intérêt pour un partenariat (prospects qualifiés) | Enregistrement et suivi des contacts préliminaires, échanges dans le cadre de la relation précontractuelle (avant toute candidature formelle) Envoi de communications d’information et de prospection (actualités Demeter, incitation à devenir candidat au partenariat, invitations à des événements) | Données de gestion des contacts préliminaires : 3 ans à compter du dernier contact émanant du candidat Données utilisées pour la prospection / newsletter : Jusqu’à la désinscription, ou, à défaut, 3 ans après la dernière interaction | Intérêt légitime |
Contacts professionnels divers (journalistes, professionnels intéressés par la labellisation, distributeurs) | Traitement et suivi des demandes reçues Communication professionnelle en lien avec les activités de Demeter France (envoi d’informations et d’actualités, newsletters, invitations à des événements) | Pendant le temps nécessaire au traitement de la demande (généralement inférieur à 3 mois), puis, pour les communications ultérieures, jusqu’à désinscription ou 3 ans après le dernier contact. | Exécution du contrat (réponse à une demande formulée dans le cadre d’une relation contractuelle ou précontractuelle) Intérêt légitime (traitement d’autres demandes professionnelles et envoi de communications B2B) |
Candidats à une offre d’emploi émise par Demeter France ou candidats spontanés | Etude de la candidature | Pendant 2 ans si le consentement du candidat a été obtenu | Consentement |
Distributeurs partenaires (partenaires Demeter) | Gestion du compte partenaire, suivi de la relation contractuelle, communication des services réservés aux partenaires Gestion comptable et fiscale (facturation, obligations légales) | Données nécessaires à l’exécution du contrat : pendant toute la durée de la relation contractuelle Données comptables/fiscales : 10 ans après la fin du contrat | Données nécessaires à l’exécution du contrat : Exécution du contrat Données comptables/fiscales : Obligation légale |
Anciens partenaires Demeter | Gestion du compte et suivi des litiges éventuels Gestion comptable et fiscale (facturation, obligations légales) | Données de gestion du compte : 5 ans après la fin du contrat Données comptables/fiscales : 10 ans après la fin du contrat | Gestion du compte : Intérêt légitime Données comptables/fiscales : Obligation légale |
Membres de Demeter France (non adhérents) | Gestion du fichier « membres de Demeter France » | Pendant toute la durée de la période | Exécution du contrat |
Particuliers (contact par mail ou téléphone) | Traitement d’une demande d’adhésion | 1 an maximum | Exécution du contrat |
Professionnels inscrits à un salon organisé par Demeter France | Informations liées à l’organisation de l’évènement (logistique, invitations, suivi) Informations commerciales / prospection (actualités, prochains évènements) | Données organisationnelles : jusqu’à 1 an après la fin de l’évènement Données commerciales / prospection : jusqu’à désinscription ou, à défaut, 3 ans après la dernière interaction | Organisation de l’évènement : Intérêt légitime Prospection commerciale : Consentement |
Tous | Inscription à la newsletter | Jusqu’à désinscription de l’abonné | Consentement |
Tous | Utilisation du formulaire de contact ou appel téléphonique | 1 an maximum | Consentement |
Tous | Données générées par les cookies pour optimisation du fonctionnement et statistiques anonymes de fréquentation du site www.demeter.fr | 24 mois maximum – l’utilisateur peut refuser l’utilisation de ses données (bannière cookies) | Consentement (pour les cookies non essentiels) ou Intérêt légitime (pour les cookies essentiels) |
(*) : Finalités :
- Adhérents en conversion ou labellisés :
- Référencement et traitement des rapports d’audits ; Édition des attestations de conformité en lien avec la labellisation Demeter ; Réalisation d’opérations et d’études diverses ; Actions de communication et élaboration de supports correspondants ; Coordination de l’offre et de la demande concernant les matières premières et les produits labellisés Demeter ; Exécution d’opérations liées à des partenariats, incluant l’organisation et l’animation de stands lors d’événements promotionnels ; Divulgation des coordonnées sur le site internet de Demeter France, sous réserve de l’obtention de l’autorisation préalable de l’adhérent.
- Candidats à la labellisation Demeter :
- Fourniture de renseignements relatifs au contrôle et à la labellisation Demeter ; Coordination de l’offre et de la demande concernant les matières premières et les produits labellisés Demeter ;
- Réalisation d’opérations et d’études diverses.
- Contacts professionnels divers (journalistes, professionnels intéressés par la labellisation, distributeurs, etc.) :
- Traitement des demandes reçues ;
- Communication d’informations relatives aux activités et actualités de Demeter France.
- Candidats à une offre d’emploi émise par Demeter France ou candidats spontanés :
- Étude des candidatures reçues.
- Membres de Demeter France :
- Communication d’informations relatives aux activités de Demeter France ;
- Convocation aux assemblées générales de Demeter France.
- Particuliers :
- Traitement des demandes reçues ;
- Tous :
- Transmission des nouveautés/actualités de la marque ;
- Traitement des demandes reçues ;
- Navigation sur le site internet.
2.3 DESTINATAIRE DES DONNEES
Les informations sont collectées par Demeter France, responsable du traitement, ainsi que par les membres habilités des organes internes de Demeter France (CA, CODIR, commissions, comités, etc.), dans la limite de leurs attributions respectives.
Certaines données, notamment personnelles, pourront éventuellement être communiquées de manière sécurisée à des partenaires ou prestataires liés à Demeter France par contrat, notamment pour l’exécution de tâches sous-traitées liées à la gestion de votre compte, à la réalisation de prestations, à la gestion comptable, administrative ou fiscale, ou encore à la lutte contre la fraude.
Ces destinataires sont tenus par des obligations strictes de confidentialité et de sécurité.
Les prestataires agissant pour le compte de Demeter France n’interviennent que sur instruction de celle-ci dans le cadre des finalités définies.
D’autres destinataires, tels que les autorités administratives ou fiscales, peuvent être amenés à recevoir certaines données en vertu d’obligations légales et agissent alors en tant que responsables de traitement indépendants.
2.4 HEBERGEMENT DES DONNEES PERSONNELLES
Vos données personnelles sont stockées sur des serveurs sécurisés au sein de l’Union européenne (UE). Si certaines d’entre elles devaient être transférées en dehors de l’UE, ces transferts seraient encadrés par des garanties appropriées conformément aux règles en vigueur (chapitre V du RGPD).
Conformément aux obligations légales, ces informations sont conservées dans des conditions de sécurité renforcées et selon des durées limitées dans le temps, proportionnelles aux finalités pour lesquelles vous nous les avez communiquées.
Dans le cadre de notre activité de contrôle et de labellisation, vos données peuvent être transférées à des sous-traitants et prestataires, notamment des organismes certificateurs, auquel cas Demeter France prendra les mesures appropriées afin de maintenir la sécurité des informations personnelles pendant le transfert et à la réception de ces informations.
Les sous-traitants et prestataires sont liés par contrat avec Demeter France, qui intègre les clauses contractuelles relatives à la protection de vos données personnelles. Ceux-ci se doivent de garantir un niveau de sécurité optimal.
2.5 VOS DROITS
Conformément au règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 et à la loi Informatique et Liberté n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez de différents droits :
- Droit d’accès et de rectification : Chaque personne a le droit d’accéder aux informations la concernant, d’en connaître l’origine et les éléments ayant servi à une décision la concernant. Elle peut obtenir une copie de ces informations, moyennant des frais de reproduction, et demander la rectification, la mise à jour ou la suppression de ses données ;
- Droit à la portabilité : Toute personne a le droit de recevoir les données personnelles qu’elle a fournies dans un format structuré et lisible par machine, de les réutiliser et de les transmettre à un autre responsable de traitement. Elle peut également demander que ces données soient directement transférées à un autre responsable de traitement, si cela est techniquement possible ;
- Droit d’opposition : Toute personne peut s’opposer à l’utilisation de ses coordonnées à des fins de sollicitations, notamment commerciales, lors d’une commande ou de la signature d’un contrat. Une case à cocher, non cochée par défaut, doit être disponible pour exprimer ce choix. De plus, toute personne a le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de ses données, sauf si celui-ci est requis par la loi ;
- Droit à l’effacement (à l’oubli) : Toute personne peut demander l’effacement de ses données personnelles lorsque leur utilisation n’est plus justifiée ou est illégale. Toutefois, ce droit n’est pas absolu et comporte des exceptions, par exemple, si les données sont nécessaires pour défendre une action en justice ou pour respecter une obligation légale.
Pour exercer ces droits, écrivez à l’adresse confidentialité@demeter.fr ou contactez la référente à la protection des données de Demeter France par courrier : A l’attention de Sarah HAAS, Association Demeter France, 7 Rue Edouard Richard – 68000 COLMAR, en indiquant vos nom, prénom, adresse et email. Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de votre demande.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr) si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.
Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité des traitements déjà réalisés.
2.6 SECURISATION DE VOS DONNEES
Demeter France met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes aux dispositions légales en vigueur pour assurer la protection des données contre toute altération, perte accidentelle ou illicite, ainsi que contre toute utilisation, divulgation ou accès non autorisé. Ces mesures incluent notamment :
- La mise en place d’actions visant à sécuriser les systèmes d’information, telles que l’utilisation de pare-feu, d’antivirus et d’outils anti-spam ;
- La sensibilisation des équipes internes de Demeter France aux exigences de confidentialité lors de l’accès aux données ;
- L’adoption d’une politique générale de sécurité informatique ;
- La sécurisation des accès, du partage et du transfert des données ;
- L’obligation pour les sous-traitants de limiter le traitement des données aux seules prestations commandées, de déclarer toute perte ou vol de données, et d’imposer les mêmes exigences à leurs propres sous-traitants. Ces sous-traitants sont tenus par une obligation de confidentialité et doivent utiliser les données uniquement conformément aux dispositions contractuelles de Demeter France et à la législation applicable ;
- L’utilisation d’outils certifiés conformes au RGPD.
En dehors des cas précités, Demeter France s’engage à ne pas vendre, louer, céder ou permettre l’accès à des données à des tiers sans le consentement préalable des personnes concernées, sauf en cas de motifs légitimes, tels qu’une obligation légale, la lutte contre la fraude ou l’abus, ou l’exercice des droits de la défense.
3. COOKIES
Les cookies (petits textes envoyés par le site à votre navigateur et stockés sur votre ordinateur) ne nous permettent pas de vous identifier, mais ils enregistrent des informations en fonction de l’utilisation que vous faites de notre site, à savoir :
- Le type de terminal utilisé
- Le système d’exploitation du terminal
- Votre fournisseur de service internet
- Le navigateur utilisé
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- Vos préférences linguistiques
Certaines informations collectées par les cookies, telles que l’adresse IP ou les données de localisation, constituent des données personnelles. Elles sont traitées conformément à la présente politique et ne sont jamais utilisées à d’autres fins que celles décrites ci-dessus.
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4. ÉVOLUTION DE LA POLITIQUE
Demeter France se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales et réglementaires, des changements dans ses pratiques internes ou des ajustements liés à ses activités.
Toute modification substantielle affectant les droits des personnes concernées fera l’objet d’une information appropriée, par exemple via une notification sur le site internet, un message adressé par courrier électronique ou tout autre moyen de communication adapté.
La version la plus récente de la politique sera toujours accessible sur le site internet de Demeter France et prévaudra sur toutes les versions antérieures.