La présente charte décrit les pratiques mises en œuvre par l’Association Demeter France (ci -après dénommé « Demeter France »), dans le cadre de l’utilisation de son site internet www.demeter.fr. Le terme « donnée personnelle » désigne, au sein de la présente charte, toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement.
1. RESPONSABLE DE TRAITEMENT
Vos données personnelles sont collectées par Demeter France, qui est le responsable du traitement, dont le siège social est situé au 7 Rue Edouard Richard – 68000 COLMAR – FRANCE. RCS Colmar 319 632 840. Représentée par Monsieur Pierre MAINAUD, Président.
2. COLLECTE ET TRAITEMENT DE VOS DONNEES
2.1 COLLECTE DES DONNEES
Demeter France collecte certaines de vos données personnelles dans les cas suivants :
– Procédures et formalités liées aux contrôles et à la labellisation : nom, prénom, adresse postale, email, numéro de téléphoneContacts dans un cadre professionnel :
Journaliste : nom, prénom, email, téléphone, nom du journal
Professionnels intéressés par labellisation : nom, prénom, adresse postale, email, numéro de téléphone
Distributeurs : nom, prénom, adresse postale, email
– Candidatures à des offres d’emploi : CV (données personnelles y figurant habituellement), lettre de motivation, copie des diplômes et/ou certificats, attestations diverses, mentions de référenceAdhésion en qualité de membres : nom, prénom, adressez postale, adresse email, numéro de téléphoneAbonnement à la newsletter : adresse emailUtilisation du formulaire de contact ou appel téléphonique : nom, prénom, email, qualitéNavigation sur le Site internet (voir Article 3 – COOKIES)
Les données personnelles collectées par Demeter France sont utilisées pour vous informer sur nos actualités, répondre à vos demandes, traiter vos candidatures, gérer vos adhésions, et garantir la bonne exécution des contrôles, labellisations, et autres formalités administratives, ainsi que pour optimiser votre expérience de navigation sur notre site internet.
Les informations demandées qui sont signalées par un astérisque sont obligatoires car nécessaires au traitement de votre commande. Les autres informations demandées sont quant à elle facultatives.
2.2 FINALITES, DUREES DE CONSERVATION ET BASES LEGALES DE TRAITEMENT Type de public Finalités (*) Durée de conservation des données Base légale de traitement Adhérents Gestion du compte adhérent Pendant toute la durée de la relation contractuelle Exécution du contrat Adhérents inactifs Gestion du compte adhérents, contributions, facturation 10 ans après la fin de l’adhésion Obligation légale Candidats à la labellisation Demeter Constitution et gestion du fichier « candidats à la labellisation » 3 ans à compter de la date de prise de contact ou du dernier contact émanant du candidat, si son consentement est obtenu. Consentement Contacts professionnels divers (journalistes, professionnels intéressés par la labellisation, distributeurs) Transmission d’informations sur l’actualité de Demeter Jusqu’à désinscription Intérêt légitime Contacts professionnels divers (journalistes, professionnels intéressés par la labellisation, distributeurs) Traitement d’une demande De 1 mois à 3 ans (si consentement) Exécution du contrat ou Consentement (selon les cas) Candidats à une offre d’emploi émise par Demeter France ou candidats spontanés Etude de la candidature Pendant 2 ans si le consentement du candidat a été obtenu Consentement Membres de Demeter France (non adhérents) Gestion du fichier « membres de Demeter France » Pendant toute la durée de la période Exécution du contrat Particuliers (contact par mail ou téléphone) Traitement d’une demande d’adhésion 1 an maximum Exécution du contrat Tous Inscription à la newsletter Jusqu’à désinscription de l’abonné Consentement Tous Utilisation du formulaire de contact ou appel téléphonique 1 an maximum Consentement Tous Données générées par les cookies pour optimisation du fonctionnement et statistiques anonymes de fréquentation du site www.demeter.fr 24 mois maximum – l’utilisateur peut refuser l’utilisation de ses données (bannière cookies) Consentement (pour les cookies non essentiels) ou Intérêt légitime (pour les cookies essentiels)
(*) : Finalités :
Adhérents en conversion ou labellisés : Référencement et traitement des rapports d’audits ; Édition des attestations de conformité en lien avec la labellisation Demeter ; Réalisation d’opérations et d’études diverses ; Actions de communication et élaboration de supports correspondants ; Coordination de l’offre et de la demande concernant les matières premières et les produits labellisés Demeter ; Exécution d’opérations liées à des partenariats, incluant l’organisation et l’animation de stands lors d’événements promotionnels ; Divulgation des coordonnées sur le site internet de Demeter France, sous réserve de l’obtention de l’autorisation préalable de l’adhérent. Candidats à la labellisation Demeter : Fourniture de renseignements relatifs au contrôle et à la labellisation Demeter ;Coordination de l’offre et de la demande concernant les matières premières et les produits labellisés Demeter ;
Réalisation d’opérations et d’études diverses.
Contacts professionnels divers (journalistes, professionnels intéressés par la labellisation, distributeurs, etc.) : Traitement des demandes reçues ;
Communication d’informations relatives aux activités et actualités de Demeter France.
Candidats à une offre d’emploi émise par Demeter France ou candidats spontanés :
Étude des candidatures reçues.
Membres de Demeter France : Communication d’informations relatives aux activités de Demeter France ;
Convocation aux assemblées générales de Demeter France.
Particuliers :
Traitement des demandes reçues ;
Tous : Transmission des nouveautés/actualités de la marque ; Traitement des demandes reçues ;
Navigation sur le site internet.
2.3 DESTINATAIRE DES DONNEES Les informations sont collectées par Demeter France, responsable du traitement, ainsi que par les membres des organes de Demeter France (CA, CODIR, commissions, comités, etc.)
Certaines données, notamment personnelles, pourront éventuellement être communiquées de manière sécurisée à des partenaires liés à Demeter France par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées nécessaires à la gestion de votre compte, à la réalisation de prestations ou encore à la lutte contre la fraude.
2.4 HEBERGEMENT DES DONNEES PERSONNELLES Vos données personnelles sont stockées sur des serveurs sécurisés situés chez notre hébergeur.
Conformément aux obligations légales, ces informations sont conservées dans des conditions de sécurité renforcées et selon des durées limitées dans le temps, proportionnelles aux finalités pour lesquelles vous nous les avez communiquées.
Dans le cadre de notre activité de contrôle et de labellisation, vos données peuvent être transférées à des sous-traitants et prestataires, notamment des organismes certificateurs, auquel cas Demeter France prendra les mesures appropriées afin de maintenir la sécurité des informations personnelles pendant le transfert et à la réception de ces informations.
Les sous-traitants et prestataires sont liés par contrat avec Demeter France, qui intègre les clauses contractuelles relatives à la protection de vos données personnelles. Ceux-ci se doivent de garantir un niveau de sécurité optimal.
2.5 VOS DROITS Conformément au règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 et à la loi Informatique et Liberté n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez de différents droits :
Droit d’accès et de rectification : Chaque personne a le droit d’accéder aux informations la concernant, d’en connaître l’origine et les éléments ayant servi à une décision la concernant. Elle peut obtenir une copie de ces informations, moyennant des frais de reproduction, et demander la rectification, la mise à jour ou la suppression de ses données ;
Droit à la portabilité : Toute personne a le droit de recevoir les données personnelles qu’elle a fournies dans un format structuré et lisible par machine, de les réutiliser et de les transmettre à un autre responsable de traitement. Elle peut également demander que ces données soient directement transférées à un autre responsable de traitement, si cela est techniquement possible ;
Droit d’opposition : Toute personne peut s’opposer à l’utilisation de ses coordonnées à des fins de sollicitations, notamment commerciales, lors d’une commande ou de la signature d’un contrat. Une case à cocher, non cochée par défaut, doit être disponible pour exprimer ce choix. De plus, toute personne a le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de ses données, sauf si celui-ci est requis par la loi ;
Droit à l’effacement (à l’oubli) : Toute personne peut demander l’effacement de ses données personnelles lorsque leur utilisation n’est plus justifiée ou est illégale. Toutefois, ce droit n’est pas absolu et comporte des exceptions, par exemple, si les données sont nécessaires pour défendre une action en justice ou pour respecter une obligation légale.
Pour exercer ces droits, écrivez à l’adresse confidentialité@demeter.fr ou contactez la référente à la protection des données de Demeter France par courrier : A l’attention de Sarah HAAS, Association Demeter France, 7 Rue Edouard Richard – 68000 COLMAR, en indiquant vos nom, prénom, adresse et email. Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un mois suivant la réception de votre demande.
2.6 SECURISATION DE VOS DONNEES Demeter France met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles conformes aux dispositions légales en vigueur pour assurer la protection des données contre toute altération, perte accidentelle ou illicite, ainsi que contre toute utilisation, divulgation ou accès non autorisé. Ces mesures incluent notamment :
La mise en place d’actions visant à sécuriser les systèmes d’information, telles que l’utilisation de pare-feu, d’antivirus et d’outils anti-spam ;
La sensibilisation des équipes internes de Demeter France aux exigences de confidentialité lors de l’accès aux données ;
L’adoption d’une politique générale de sécurité informatique ;
La sécurisation des accès, du partage et du transfert des données ;
L’obligation pour les sous-traitants de limiter le traitement des données aux seules prestations commandées, de déclarer toute perte ou vol de données, et d’imposer les mêmes exigences à leurs propres sous-traitants. Ces sous-traitants sont tenus par une obligation de confidentialité et doivent utiliser les données uniquement conformément aux dispositions contractuelles de Demeter France et à la législation applicable ;
L’utilisation d’outils certifiés conformes au RGPD.
En dehors des cas précités, Demeter France s’engage à ne pas vendre, louer, céder ou permettre l’accès à des données à des tiers sans le consentement préalable des personnes concernées, sauf en cas de motifs légitimes, tels qu’une obligation légale, la lutte contre la fraude ou l’abus, ou l’exercice des droits de la défense.
3. COOKIES Les cookies (petits textes envoyés par le site à votre navigateur et stockés sur votre ordinateur) ne nous permettent pas de vous identifier, mais ils enregistrent des informations en fonction de l’utilisation que vous faites de notre site, à savoir :
Le type de terminal utilisé
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Votre fournisseur de service internet
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